Wenn sie die Effektivität von Meetings in ihrem Unternehmen auf einer Skala von 1 bis 10 einordnen sollen, dann antworten die meisten Mitarbeiter 1, also nicht effektiv oder 2, also wenig effektiv. Nur wenige Mitarbeiter erleben es, dass Meetings zum unkomplizierten und strukturierten Informationsaustausch oder zur Entwicklung von Lösungen für konkrete Fragestellungen genutzt werden. Die meisten erfahren firmeninterne Meetings als langweilig und wenig zielorientiert. Besonders regelmäßig durchgeführte Meetings verkommen im Laufe der Zeit augenscheinlich vielfach zu Alibiveranstaltungen und Selbstdarstellermeetings, getreu dem Motto ‚mein-Haus-mein-Auto-mein-Boot‘ statt ‚meine-Fragestellung-meine-Einschätzungen-mein-Lösungsvorschlag‘.

Dabei könnten Meetings sehr effektiv sein. Schließlich sitzen meistens kreative und erfahrene Mitarbeiter stundenlang in einem Raum zusammen. Sie bringen eine Fülle an Wissen und an Fertigkeiten mit, die ein Unternehmen kräftig für sich nutzen kann, wenn eine Besprechung entsprechend vorbereitet und strukturiert wird. Je nach Unternehmensphilosophie kann eine Führungskraft selbst oder ein eigens dafür ausgewählter firmeninterner oder externer Moderator ein Meeting planen und durchführen. Eine vorab verschickte Tagesordnung mit möglichst konkreten Hinweisen zu den zu besprechenden Themen oder eine präzise formulierte Fragestellung sorgen dafür, dass sich alle Teilnehmer auf das Gespräch einstellen können. Je weniger Punkte eine Tagesordnung umfasst, desto zielführenden lassen sich die anstehenden Probleme im vorgegebenen Zeitraum bearbeiten und die im Meeting spontan geäußerte Ideen weiterentwickeln. Denn lieber ein Thema gut durchgearbeitet und zu einer Lösung geführt, als 20 Punkte auf der Tagesordnung abgehakt, und am Ende gehen alle fröhlich auseinander, ohne zu wissen, wer was wann und wie in die Hand nimmt und entsprechend umsetzt.

Gelingt es hin und wieder, das Meeting an einem anderen Ort stattfinden zu lassen, neue Methoden der Präsentation auszuprobieren, andere Kreativitätstechniken einzusetzen oder auch Fachleute oder gute Kunden des Unternehmens als Gäste einzuladen, die aus ihrem reichhaltigen Erfahrungsschatz berichten, dann können Meetings das sein, was sie sind: kreative Begegnungen, an deren Ende die Teilnehmer überzeugt sind, die Effektivität unseres Meetings lag heute mindestens bei 7.

Checkliste

1.) Der Erfolg eines Meetings hängt nicht zuletzt von der Auswahl seiner Mitwirkenden statt. Werden willkürlich alle dazu eingeladen, weil es schön ist, wenn sich alle treffen, bleiben die Ergebnisse meistens mager. Zielführender ist es, vorab den Kreis der Teilnehmer und Teilnehmerinnen nach der jeweiligen Fragestellung auszuwählen und zu prüfen, wer als Fachfrau, Fachmann oder auch als Vertreter einer anderen Position dabei sein sollte.

2.) Hilfreich ist es auch, wenn vorab alle Teilnehmer die in einem Meeting zu bearbeitenden Fragestellungen schriftlich bekommen haben. Zu Beginn des Meetings benennt der Moderator das Ziel der Besprechung und hält es, für alle sichtbar, z. B. auf einem Flipchart fest.

3.) Ein zeitnah angefertigtes Protokoll, in dem die Fragestellung, die möglichen Ursachen für ein Problem, die möglichen Lösungswege oder festgelegten Lösungsschritte festgehalten sind und wer was macht, mit wem und bis wann (Teilziele, Zwischenschritte inklusive), gehören zu einem erfolgreichen Meeting dazu. Lange nach einer Sitzung verschickte Protokolle werden nur in seltenen Fällen gelesen und durchgearbeitet.

4.) Langatmige Redebeiträge einzelner Mitglieder lassen sich häufig abkürzen, wenn eine regelmäßig anberaumte Besprechung im Stehen abgehalten wird.

5.) Ein guter Moderator – die Führungskraft, ein firmeninterner oder ein externer Gesprächsleiter – konzentriert sich vor allem darauf, gemeinsam mit den Teilnehmern eines Meetings ein konkretes und zielführendes Ergebnis zu erreichen. Dazu gehört auch, für eine sachliche und fachlich fundierte Diskussion zu sorgen, Selbstdarstellern diplomatisch die Bühne zu entziehen oder zu verhindern, dass vorab bekannte brennende Probleme oder Konflikte in der Diskussion plötzlich glatt gebügelt werden, weil wir doch so nett zueinander sind.

Tipps zum Lesen

Sperling, Jan Bodo, Wasseveld-Reinhold, Jaqueline, Moderation: Zusammenarbeit in Besprechungen und Projektmeetings fördern, 2011, Haufe-Lexware Verlag, ISBN: 9783648012802