„Wir möchten die Beziehung zu unseren Kunden verbessern und wollen dafür ein sogenanntes Kundenbeziehungsmanagement (CMR, customer-relationship-management) in unserem Unternehmen einführen. Wir versprechen uns davon, dass es uns damit langfristig gelingt, unsere Stammkunden noch angenehmer zu betreuen und die Beziehung zwischen ihnen und unserem Haus intensiver zu gestalten. Unser Chef hat mich als Projektleiterin für die Einführung des CMRs eingesetzt. Mit dem Leiten von Projekten habe ich bislang allerdings keinerlei Erfahrung.“ Sabrina T. empfand den Wunsch ihres Chefs als Kompliment an ihre Arbeit als Teamleiterin im Marketing. Mit dem erfolgreichen Management des Projektes erhoffte sie sich, sich ihren Traum erfüllen zu können, künftig die Gesamtleitung der Marketing- und Vertriebsabteilung in ihrem Softwareunternehmen zu übernehmen.

Nach einigen Fehlern, die sie fast zum Aufgeben des Projektmanagements brachten, entschied sie sich, „statt in einer Wolke voller Angst und Unwissen zu sitzen, in der ich weder das konkrete Ziel noch den Weg dorthin sehen kann“, sich gründlich auf den endgültigen Projektstart und das Projekt vorzubereiten. Gemeinsam mit ihrem Chef legte sie das konkrete Ziel des Projektes fest und definierte den genauen Zeitpunkt des Projektendes. Außerdem bestimmten sie, wer im Projektteam mitarbeitet. Ihr Chef machte sie zur Teamleiterin und zur Vorgesetzten der Projektmitglieder mit einem klaren Rollenprofil, und sie bekam ein fest umrissenes Budget. „Wichtig für den Erfolg des Projektes war auch, dass wir von Anfang an und gemeinsam mit allen Teammitgliedern schriftlich Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team fixiert haben und dabei auch geregelt haben, wie wir untereinander mit Informationen und deren Weitergabe umgehen. Das hat mir beim Projektmanagement sehr geholfen. In Projektsitzungen haben wir uns dann gegenseitig unsere Ergebnisse vorgestellt und überprüft, welche Informationen uns für den erfolgreichen Abschluss des Projektes noch fehlen. Brainstorming und kreative Ideensuche fanden in Workshops statt. Diese klare Aufteilung der Teamsitzungen half uns bei der internen Kommunikation.“ Lernen musste Sabrina T., sich persönlich und regelmäßig bei ihren Kolleginnen und Kollegen über die Fortschritte des Projektes zu informieren und im Konfliktfall das Gespräch mit den Beteiligten zu suchen und das Gespräch zu steuern und die einzelnen Projektschritte zu dokumentieren. „Wir haben es dadurch tatsächlich geschafft, das komplexe Projekt erfolgreich in unserem Unternehmen zu implantieren. Begeistert hat mich, dass während der Teamarbeit einzelne Teammitglieder neue Stärken in sich entdeckt und sie diese in der Projektarbeit entfalten konnten.“

Checkliste

1.)Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist ein klar strukturiertes Projektmanagement mit einem Projektmanager, der Kommunikation und Konfliktmanagement beherrscht.

2.) Vor dem Start eines Projektes ist eine gute Projektvorbereitung hilfreich. Dazu gehören das definieren des Projektziels, das Abschätzen von Kosten und Zeit, das Zusammensetzen eines Projektteams, das Festlegen eines Projektleiters mit einem klar umrissenen Aufgaben und Rollenprofil und das Festsetzen von Meilensteinen auf dem Weg zum Ziel. Sie sind wichtige Voraussetzungen für das Gelingen eines Projektes.

3.)Zu einem erfolgreichen Management eines Projektes tragen regelmäßige Projektkontrollen und eine übersichtliche Dokumentation bei.

4.)Die interne Kommunikation und der Austausch an Information sind ebenfalls wesentliche Erfolgsfaktoren.

5.) Gelingt es dann noch, die Begeisterung der Teammitglieder an einem Projekt aufrecht zu erhalten durch das Feiern von erreichten Meilensteinen und durch das Unterstützen jedes einzelnen Teammitgliedes beim Entdecken und Einbringen seiner individuellen Fähigkeiten in die Projektarbeit, dann kann ein Projektmanagement nicht nur erfolgreich, sondern auch befriedigend sein.