Vermutlich haben Sie sich schon häufiger gefragt, was war eigentlich heute anders? Weshalb war diese Besprechung so fruchtbar, während Sie bei anderen Sitzungen oft das Gefühl haben, Ihre kostbare Zeit verschwendet zu haben? Zwei Punkte zeichneten Ihr erfolgreiches Meeting aus, eine anregende Diskussion und klar formulierte Ergebnisse, die das gesamte Team vor neue und spannende Herausforderungen stellen. Ihr Erfolgsrezept war einfach: Sie haben Ihr Meeting rechtzeitig angekündigt, die Besprechungsdauer war zeitlich begrenzt und Sie haben nur diejenigen Ihrer Kollegen und Kolleginnen eingeladen, die das Thema auch wirklich betraf. Vor allem jedoch hatten alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen die relevanten Unterlagen rechtzeitig von Ihnen bekommen und konnten sich so gut auf die Sitzung vorbereiten. Hilfreich war außerdem Ihre Tagesordnung, die mehr umfasste als nur einzelne Stichworte. Beispielsweise regte Ihr Hinweis darin, dass Sie zu einem Besprechungspunkt Ideen erwarten, die innerhalb von einer Woche umsetzbar seien, alle dazu an, sich schon vorab viele Gedanken zu machen.

Gleich zu Beginn der Sitzung haben Sie gemeinsam bestimmt, wer das Protokoll schreibt und wie die Bearbeitung der Ergebnisse kontrolliert und wiederum kommuniziert wird. Während des Meetings blieb genügend Zeit für konstruktive Beiträge, weil alle einander respektvoll zuhörten, dank Ihrer zugewandten und sorgfältigen Moderation. Und am Ende der Besprechung haben Sie die Ergebnisse noch einmal zusammengefasst und so konkret formuliert, dass alle wussten, was sie ab sofort zu tun haben.

Herzlichen Glückwunsch. Sie haben die wertvolle Arbeitszeit und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für sich und für Ihr Unternehmen optimal genutzt, viele gute Ideen generiert und nebenbei noch festgestellt, wer sich besonders durch kreative Gedanken, klare Aussagen und pointierte Zusammenfassungen auszeichnete und möglicherweise für andere und weiterführende Aufgaben geeignet wäre. Sie und Ihr Meeting waren „stark durch Ideen“.

Checkliste

Die Checkliste verweist auf Fragen und Erfahrungen aus der täglichen Coaching-Praxis.

1.) Prüfen Sie, ob zu einem bestimmten Thema ein Meeting mit einem größeren Teilnehmerkreis überhaupt erforderlich ist.

2.) Alle, die zu einer Sitzung eingeladen werden, müssen daran teilnehmen. Schließlich laden Sie nur diejenigen ein, die das Thema betrifft und die etwas dazu beitragen können.

3.) Verschicken Sie relevante Unterlagen rechtzeitig. Liegt erst zu Beginn einer Sitzung komplexes Material auf dem Tisch, fühlen sich die Mitwirkenden zu Recht manipuliert und bringen vermutlich ihre Ideen und Gedanken nur unzureichend ein.

4.) Wenn in einer Sitzung kontroverse Themen behandelt werden sollen, sorgen Sie für eine neutrale Umgebung. Lassen Sie sich nicht dazu überreden, die strittigen Punkte auf heimischen Terrain Ihres Kontrahenten, Ihrer Kontrahentin zu besprechen.

Tipps zum Lesen

Immer, wenn es für uns möglich ist, wählen wir für Sie aus der sehr umfangreichen Literatur zu Beruf und Karriere einige Bücher aus, die unsere ganz subjektiven Empfehlungen für Sie sind:

Laufer, Hartmut, Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen: Besprechungen effizient organisieren und leiten, 2009, Gabal Verlag, ISBN 978-3897499225

Seifert, Josef W., Besprechungen erfolgreich moderieren

2008, Gabal Verlag, ISBN 978-3897492905